[分享]民间沙龙会务操练

　　上周，我们筹备了一次技术管理沙龙，会后得到了众多与会嘉宾的积极反馈，说此次沙龙办得“太敞亮了，太帅了”。在此首先要感谢我们的会务团队，没有他们，就没有这么一次珍贵的会务体验。经周筠老师提议，我将对此次会务过程，作一下经验分享，以期对所有“同业”人士所有帮助。
　　我参加过很多次各种形式的会务活动，作为与会的目标嘉宾，我首先面临的困惑是我不确定会议内容是否是我需要的，然后不确定自己是否能够对活动内容贡献什么内容，当我好不容易搞清楚我和会议之间彼此的价值之后，决定走一遭之时，又有一个非常大的困惑就是我几乎没有顺利的找到过会场，通常都是一路问过来，而当我找到会场之后，又面临一个困惑，我不知道如何能够调用到我想要的会议现场资源，来让自己更好的参与会议过程，这就意味着我要投入更多的时间与精力，才能够很顺利很好的完成这次与会动作。
　　以上的困惑总结一下就是两方面：一是会议内容与嘉宾的关系处理，二是会议服务的品质，而我们本次沙龙的组织过程全部是围绕这两点展开的。
　　先说嘉宾，我们邀请嘉宾，首先会考虑嘉宾对话题是否有帮助，如果没有帮助，再厉害的人物也不要邀请的好，例如，你邀请孙悟空参加蟠桃会，肯定就是请错人了。然而，仅仅考虑嘉宾对话题的贡献度还是远远不够的，更重要的是要挖掘出此次活动对目标嘉宾的价值，例如有的嘉宾是想了解同行的看法，有的嘉宾是想结识另外的嘉宾，有的嘉宾则完全是为了学习一下，如果我们的活动不能够满足嘉宾内心真实的期待，那只会浪费人家的时间和精力，浪费自己的东西都是非常要不得的，何况还是别人的。如果勉强靠哥们义气邀请过来了，嘉宾搞不清楚自己与会议的关系，大概也只是一个占用会议资源的陪衬。这也是我一直主张的——小型研讨沙龙，最好采取邀请参加的方式，不接受主动报名，如果有人问我能否带朋友过来我一律答复：会议资源有限，邀请朋友请慎重，必须得到确认许可后方可参加。然而，往往嘉宾是期待自己在乎的人能够看到自己的表现的，又或者跟着几个随从，对于这咱情况，我的做法是设立观众区，把嘉宾安排在内圈，外圈给一些观众席，观众席只需要带着耳朵即可，这样也可以从一定程度上可以控制风暴中心的“浓度”不被稀释，同时让更多的人能够来旁听，扩大会议的影响力，因为此次的听众可能就是下次的嘉宾。
当嘉宾确认可以与会之后，我们需要通过各种方式加强嘉宾对活动内容的认识和理解，为什么呢，难道会议邀请函中的议题描述还不够吗？答案是肯定的。越厉害的嘉宾，时间资源越宝贵，他们的大量时间都放在自己的领域上了，往往是到会场前几分钟才开始看议程，之前根本不太可能去对议题进行多少思考，这将严重影响会议的质量，所以我们在会前要去引导嘉宾，帮助嘉宾将自己的领域知识与会议议题建立连接点，例如，我们这次沙龙讨论的一个议题是“如何开发技术团队绩效”，而我们邀请的一个管理咨询领域专家并不懂什么“技术”，而实际上“技术团队”也是团队，也是由普通人组成的，那么“如何开发团队绩效”就是他的领域，我们通过这样的阐释，便可以将议题与嘉宾的领域建立连接点，然后嘉宾就可以很轻松的贡献其领域的知识。
　　我们预约到了嘉宾的档期，但未必表示嘉宾一定能够如期出现在会议现场。所以，一定要反复确认时间是否允许，是否临时来了朋友，是否突然有了出差任务，总之，通常前一天晚上能够确认过来的，问题就不大了，为了保险，我们还可以在会议前几小时，发一条提醒短信，如果此时有了变故，但凡有一点良心的嘉宾都会回一条讯息知会一下组织方的，随时能够了解到嘉宾的状态是非常重要的，这样我们才能够及时作出调整。
　　该邀请的嘉宾都邀请上了，接下来的问题就是路线导引了，光有邮件或电子档是不够的，光通过QQ或MSN发过也是不够的，在临行前，最好还要给人家手机上留一条信息，信息上留下时间地点，最好还留一条SOS热线，这样，人家只要掏出手机，便有了奔头，即使奔不到，还可以拨求助热线。实际上，活动没有正式开始之前，不管你发出的交通方式多么精致多么详细，你依然会收到电话，问你如何如何走，哪怕他离会场只有300米，那对他来说依然是一个非常大的距离，所以我的做法是在交通要道安排导引人员，例如，这次会议我就专门安排了两个人，在地铁口举着会议的牌子，等待“迷途羔羊”的到来，好把他们领到“咫尺天涯”，如果嘉宾非常流畅的来到会场，心情也一定比较顺畅，那将是一个不错的开始。
　　找到会场，考验接待水准的时候就到了。前台起码得有个签到，签到有几个目的：一是组织方知道谁已经到了，二要发放会场资源，三提供附加服务。一我们就不用说了，一看就明白，发放会场资源这个是体现专业度的地方，我们这次提供的资源是会议详细议程、白纸、签字笔，还有一瓶矿泉水，个个都是必不可少的资源。三其实是指一些特殊的服务，例如，我们这次的会议是晚上八点钟，有朋友从很远的地方过来，一下班就赶着时间了，根本没有时间去吃饭，所以我们提供了汉堡等点心，让人家吃饭了才有力气贡献观点嘛，同时在用餐的时候，大家心理上的戒备基本上都会解除的，这也有利于同时用餐的嘉宾提前建立好感。
如果，嘉宾已经很舒服的坐到会场中了，那么会议就成功一半了。
　　实际上，嘉宾能否准时到场，直接决定了会议是否能够准时开始，而会议不能够准时开始几乎是所有民间小型活动的通病，反正不是这个嘉宾没到，就是那个嘉宾堵车，总之，就是活动不能够正点开始。其实问题不在嘉宾身上，在组织者身上，组织者要尽一切可能保证会议资源在会议正式开始之前就绪，嘉宾是会议的重要资源之一，所以也在责任范围内。在这次沙龙的组织过程中，我们特别加强了这一块的工作：除了安排了更多的导引资源外，在会议开始之前几个小时，通过短信提醒嘉宾提前半小时入场，在会议开始之前几分钟，发短信提醒所有参会人员将手机切换到非铃音状态，其实都是在强化“会议会准时开始”，我想不管是已经到达会场的嘉宾，还是在路上的嘉宾，收到这样的信息，都立即从一种“懒散”的状态中变得积极起来，更重要的是，会议一定要准时开始，不等任何人，只有这样，大家在下一次会议中才能够知道，原来这个沙龙是正点开始的。
　　为了帮助嘉宾进入会议的状态，我们准备了一段视频资料，这段视频与议题也有一定的联系，目的是带动嘉宾进入思考状态，而在会议正式开始前的5－10分钟，我们准备了一段非常劲暴的音乐，这段音乐的目的就是为了让嘉宾兴奋起来，人一旦兴奋了，灵感也就来了。
　　沙龙现场的组织原则就是一切都围绕着如何让嘉宾尽兴展开，主持人要尽量克制自己的观点，重点工作是控制现场的局面，引导话题不偏离中心太远，同时处理各种突发情况，当然，主持人也可以故意制造一些小的意外，例如，请完全没有准备的与会人员阐述观点，有可能有意想不到的收获。
　　当然所有的沙龙都会存在一个问题，嘉宾互相不了解，无从说起，所以一定要设置一个互动环节，这个互动环节可以预设一些问题，让嘉宾轮流作答，问题本身一定要是泛泛的，每个人都可以作答的，最好是能够调动嘉宾的情感的，让嘉宾在回答问题的过程中，自然的流露真实情感，在这个过程中，人与人之间容易建立某种天然的亲近感，为后续讨论作了一定的铺垫。
　　实际上，如果议程可以切分为上下半场的话，上半场最好能够短一点，目的也很简单，这样可以较早的迎来中场休息时间，中场休息时间实际上是嘉宾交互的最好时间，嘉宾在这个时间的互动是最活跃的，而这将是头脑能够最大限度风暴起来的一个巨大的驱动力。
　　如果以上都能够做到的话，那么会议体验一定不会太差，而其它的事务只是锦上添花的事情了。例如我们分别在会前、会中、会后分别组织了一条会务短信，指引大家做相关的工作，会让人感觉到非常细致体贴；我们将无线网络密码写在白板上，让大家可以享受宽带畅游；我们全程录制了会议录音和视频，可以更好的总结会议；我们提供了优质的服务，这一切居然还是“免费”的……
　　最后，要强调的是，会议的终点虽然提前界定过，但主持人要现场酌情作些控制，原则就是不要把嘉宾拖入思维的疲惫期，最好能够见好就收，让与会者留有一点的“余兴”，这种兴致的惯性可以推动嘉宾之间进行更多的互动，也为未来的会议保留了一个良好的铺垫，要知道现场活动仅仅是搭了一个台子，是一个起点，更多的交互其实是在会后，是在线下，线下的持续交流的热情将自然会孕育出下一次现场活动。
　　现在，我们谈谈会务活动的组织过程的最最重要的因素：会务团队。从决定搞这次沙龙，到沙龙举办，这中间只有一周的筹备时间，时间还是相当紧迫的，在这种情况下要想办好这次沙龙，最重要的就是能够迅速的将各项工作落实执行，而这一切都是要依赖团队的。任何时候可以依赖团队解决的问题，一定不要单打独斗，所以对于此次沙龙的组织，我的一个非常重要的工作就是组建会务团队，并尽可能的激发每一个成员的热情，让每一个成员都可以独立承担一块工作。作为会务负责人，一定要清楚会务这个项目的目标，同时能够迅速的将会务目标分解成可以有效执行的工作，并将相应的工作指定相应的负责人，例如，我们这次沙龙，我就简单的将工作分解成：导引和接待，由一位从事人力资源的同事负责，会议现场设备类我交给从事运维团队的同事，又将会场部署交给测试团队的同事，最后将所有会场资源的采购归并到部门内的一位擅长财务处理的同事，而会议主持和嘉宾邀请就由我自己来，这样的工作分解之后，我们各自明确了工作范围，又明确了工作要达到的目标，然后接下来就是各自执行，然后定期检查状况了。这里有一个小经验，就是最好能够建立一种有效的检查会务工作准备进度的群组，我们就有一个临时的会务群，在这个群里，任何一个人所负责的工作有所推进，都会将相关信息发出来，让所有人知道，就这样，我们把所有的工作都有效的控制起来了。
　　同时，不要忘记利用任何可能的机会激励团队，与团队分享成功与喜悦。就像这次会议结束之后，我们收到了很多与会嘉宾对会议过程的积极反馈。我趁会务团队都在，召集大家一起给自己鼓掌，那个时候团队的所有人包括我自己，都会因为我曾经在这样一个临时团队中所做的工作得到认同而兴奋不已，凡是可以兴奋起来的人，都是下一次战斗打响时的最有战斗力的士兵。


附会务团队合影：




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